home

Vedtægter for ROMITEA.

 

§ 1 Navn og hjemsted

Foreningens navn er "ROMITEA", foreningen er hjemmehørende i Frederikshavn kommune.

 

§2 Formål

Foreningens formål er at udbrede kendskabet og fremme interessen for amatørteater, dramatik, rollespil og middelalderliv med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i foreningen, indenfor alle aldersgrupper.

Endvidere er formålet at udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen.

 

§3 Medlemskab

Som aktivt medlem og støttemedlem kan alle optages.

Såfremt et medlem ikke fornyer medlemskabet inden den ordinære generalforsamling, betragtes medlemmet som udmeldt.

Alt arbejde som foreningens medlemmer udfører i foreningens regi er ulønnet - dog kan bestyrelsen i særlige tilfælde dække personlige udgifter, afholdt i forbindelse med udførelsen af arbejde i foreningens interesse.

Udbetaling til dækning af personlige udgifter, kan kun ske mod aflevering af behørig dokumentation.

 

§4 Indmeldelse

Indmeldelse skal ske skriftligt på elektronisk eller fysisk indmeldelsesblanket til foreningens kasserer via foreningens hjemmeside/eller holdleder – medlemmer under 18 år skal indmeldes af forældre eller værge.

Indmeldelsen er bindende for mindst et år, dog er der en prøvetid på 2 uger.

 

§5 Foreningens ledelse

Foreningen ledes af bestyrelsen, som består af 5 medlemmer og 2 suppleanter.

Bestyrelsesmedlemmerne vælges på den årlige generalforsamling for 2 år – efter dette valg vælger generalforsamlingen formanden for foreningen (2 år).

Derefter afgår 2 bestyrelsesmedlemmer på lige årstal og 3 på ulige årstal efter valget.

Desuden vælges 1revisor og 1 revisorsuppleant.

Revisor og suppleanter vælges for et år ad gangen.

Bestyrelsen konstituerer sig selv ved førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.

Voksen/ungdomsholdet, juniorholdet, børneholdet, middelalderholdet samt rollespilsholdet kan vælge en repræsentant, som kan deltage i bestyrelsesmøderne.

Disse repræsentanter har dog ikke stemmeret.

Bestyrelsen fastsætter selv bestyrelsesmøder efter behov.

Bestyrelsen fører beslutningsreferat af bestyrelsesmøderne.

Formanden udsender mødeindkaldelse og dagsorden senest 7 dage før afholdelse af møde.

I den daglige drift er det formanden der tegner foreningen ud ad til.

Formanden og/eller kasseren godkender udbetalinger og refusioner, mod behørig dokumentation.

 

§6 Kontingent

Kontingentet fastsættes på den ordinære generalforsamling.

Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen.

For bestyrelsesmedlemmer samt ledere af hold, udgør kontingentet det samme som kontingentet for støttemedlemmer.

Kontingent betales for et ½ år ad gangen.

Kontingentet skal være betalt inden udgangen af forfaldsmåneden.

 

§7 Udelukkelse og eksklusion

Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes, såfremt vedkommendes opførsel strider mod foreningens vedtægter, eller medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter.

Såvel i sager om udelukkelse som eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt inden bestyrelsen træffer sin afgørelse.

 

§8 Foreningens regnskab

Kassereren skal føre nøje regnskab med foreningens midler, samt fremlægge regnskab og kontoudtog ved hvert bestyrelsesmøde til godkendelse af bestyrelsen.

Regnskabet følger kalenderåret.

Bestyrelsen fastsætter det beløb der må være i kassen - overskydende midler indsættes i lokalt pengeinstitut.

Adgang til foreningens midler samt E-boks, har kun kassereren og formanden.

Regnskabet skal fremlægges i revideret stand på den årlige generalforsamling. Regnskabet skal til enhver tid, på revisorens eller bestyrelsens forlangende, fremlægges til eftersyn.

 §9 Revision

Revisoren skal løbende gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdningerne er til stede.

Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.

 

§10 Ordinær generalforsamling

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender.

Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden medio marts.

Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens aktive medlemmer, støttemedlemmer over 18 år, støttemedlemmer (har taleret og valgret) samt hvem bestyrelsen måtte indbyde.

Stemmeretten for alle aktive og støttemedlemmer er betinget af, at de er over 18 år, og ikke er i kontingentrestance.

Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde eller skriftlig fuldmagt.

Generalforsamlingen indkaldes med mindst 2 ugers varsel ved udsendelse af personligt brev eller mail, med angivelse af dagsorden.

Forslag som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være indsendt skriftligt eller ved mail til bestyrelsen senest 1 uge før generalforsamlingens afholdelse.

En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig ved simpelt flertal.


§11 Dagsorden

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter:

  1. Valg af dirigent og referent
  2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år
  3. Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse
  4. Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse
  5. Fastsættelse af kontingent
  6. Behandling af indkomne forslag
  7. Valg af bestyrelsesmedlemmer
  8. Valg af formand for foreningen
  9. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen
  10. Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant
  11. Eventuelt.

 

 

§12 Generalforsamlingens ledelse m.v.

Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen.

Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal.

Valgbare til bestyrelsen er aktive og støttemedlemmer, der er fyldt 18 år.

 

§13 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst 1/3 del af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt stiller krav herom, med oplysning om de(t) emne(r) der ønskes behandlet.

Generalforsamlingen skal afholdes senest 4 uger efter begæringens modtagelse.

For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.

 

§14 Vedtægtsændringer

Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling ved simpelt stemmeflertal.

Forslag til vedtægtsændringer indsendes til bestyrelsen senest 1 uge før ordinær generalforsamling.

 

§15 Foreningens opløsning

Bestemmelse om ROMITEA 's opløsning kan kun tages på en ekstraordinær generalforsamling.

Mindst 50 % af foreningens stemmeberettigede medlemmer skal være til stede, og der fordres ¾ stemmeflertal.

Er der ikke fremmødt tilstrækkeligt antal medlemmer, indkaldes til endnu en ekstraordinær generalforsamling med 14 dages varsel, hvor bestemmelsen da tages ved simpelt stemmeantal.

Foreningens eventuelle midler overgår til Frederikshavn Kommune til fordeling blandt børn og unge.

 

Vedtaget på generalforsamlingen den 22. marts 2017.